Elegir el espacio adecuado puede hacer que un evento funcione como un reloj… o se convierta en una experiencia frustrante. A menudo, lo que parece una buena elección en fotos o planos, no lo es tanto en la práctica.
En Sedee, hemos trabajado con empresas de todo tipo que han aprendido a base de prueba y error. Para ahorrarte ese camino, aquí tienes los 5 errores más comunes al alquilar un espacio para eventos corporativos, y sobre todo: cómo evitarlos.
Error 1: No visitar el lugar antes
📷 “Se veía bien en las fotos…”
Confiar solo en imágenes o descripciones es un riesgo. La acústica, la iluminación real o la distribución pueden no ajustarse a tus necesidades.
Cómo evitarlo:
- Agenda una visita previa si es posible.
- O solicita un tour virtual en directo, cada vez más habitual en espacios premium.
- Asegúrate de que el estado del mobiliario y los accesos son los que necesitas.
Error 2: Olvidar detalles como accesibilidad o parking
“Llegar fue una odisea para nuestros invitados…”
No basta con que el espacio sea bonito. Debe ser accesible, cómodo y bien comunicado para todos los perfiles de asistentes: dirección, clientes, equipo técnico…
Cómo evitarlo:
- Prioriza ubicaciones céntricas o bien conectadas por transporte público.
- Verifica si hay plazas de parking (propias o concertadas).
- Pregunta por accesos adaptados si hay personas con movilidad reducida.
Error 3: Calcular mal el aforo (por exceso o por defecto)
“Nos faltó espacio para el coffee break…”
A veces se alquila un espacio demasiado grande (lo que puede generar sensación de vacío) o demasiado justo (que resulta incómodo y poco profesional).
Cómo evitarlo:
- Define bien el número de asistentes confirmados, no estimados.
- Ten en cuenta los diferentes momentos del evento: ponencias, networking, comidas.
- Consulta si el espacio admite redistribuciones o cuenta con zonas extra.
Error 4: No revisar el equipamiento técnico
“El Wi‑Fi se cayó a mitad de la presentación…”
En un evento corporativo, la tecnología no es opcional. Proyectores, sonido, conexión estable… todo debe estar probado y adaptado a tus necesidades.
Cómo evitarlo:
- Pregunta por el equipamiento incluido y sus características técnicas.
- Haz pruebas si llevarás contenido audiovisual o streaming.
- Confirma si hay personal técnico de apoyo o debes llevar el tuyo.
Error 5: No leer bien el contrato o condiciones del alquiler
“No sabíamos que había penalización por salir 15 minutos tarde…”
Algunos detalles importantes están en la letra pequeña: uso de catering externo, horario de carga y descarga, costes por limpieza…
Cómo evitarlo:
- Lee el contrato completo y pregunta cualquier punto dudoso.
- Asegúrate de tener todo claro en cuanto a horarios, costes adicionales y cancelaciones.
¿Quieres evitar todos estos errores desde el principio?
En Sedee trabajamos para que alquilar un espacio para eventos no sea una lotería. Te ayudamos a:
- Comparar solo espacios profesionales verificados
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Cuéntanos qué tipo de evento tienes en mente y te ayudamos a no cometer errores comunes.